Willkommensmappe zur Orientierung im Betrieb

Der erste Tag am neuen Arbeitsplatz und vielleicht sogar in einem anderen Land - Was ist da hilfreicher als eine handliche Sammlung relevanter Informationen? Eine Willkommensmappe bietet Betrieben die Möglichkeit, sich professionell zu präsentieren, und neuen Angestellten die Chance, sich schnell zurecht zu finden.

Was bewirkt das Konzept?

Eine Willkommensmappe bündelt relevante Informationen und erleichtert neuen MitarbeiterInnen den Jobstart. Insbesondere Nichtmuttersprachlern bietet diese Mappe eine gute Möglichkeit, sich im Arbeitsalltag zurecht zu finden.

Budget

Personeller Aufwand

Zeit

Und los geht's ...

1. Unverzichtbare Inhalte

  • Begrüßung und Firmenprofil
  • Kontaktinformationen mit Ansprechpartnern zu verschiedenen Themen
  • Wichtige Formulare und Unterlagen
  • Interne Regelungen und Abläufe (Arbeitszeit, Urlaubsanträge, Krankmeldung)
  • Technik-Grundlagen (Zugänge und Sicherheit)
  • Arbeitssicherheit/-schutz und Fluchtwege
  • Hilfestellungen zu bürokratischen Themen, wie Versicherungen, Altersvorsorge, etc.
  • Wege zum und Verhalten am Arbeitsplatz

2. Ebenso gut zu wissen

  • Verhaltensregeln im Unternehmen und Netiquette 
  • Sensibilisieren für kulturelle Unterschiede, deutsche Gepflogenheiten etc.
  • Fortbildungsangebote
  • Unterstützungsangebote wie Fördermöglichkeiten, Nachhilfe oder Sprachkurse
  • Informationen zu zusätzlichen Angeboten wie Mentorenprogramme oder andere Austauschmöglichkeiten im Kollegium
  • Mittagsangebote und/oder Öffnungszeiten und Angebote der Kantine
  • Betriebliches Gesundheitsmanagement

3. Gedanken über das geeignete Format machen

  • Print im handlichen Format oder Bereich im Intranet
  • So planen, dass man auch um Informationen erweitern kann
  • Mit Videoinhalten (Image-Film oder Rundgang durch das Unternehmen) und Links ergänzen
  • Idee: Checkliste zum Abhaken ans Ende, mit wem man bspw. gesprochen haben sollte
  • Präsentation der Inhalte im Kollegium oder zusammen mit Workshops zu interkulturellen Themen
  • Auf Wunsch: mit interkultureller Schlung für Führungskräfte verbinden
  • Sympathiepunkte: mit etwas Unternehmenstypischen oder "typisch Deutschen" ergänzen

4. Auch für Nichtmuttersprachler geeignet

  • Gemeinsam mit Azubi oder MitarbeiterIn mit Fluchthintergrund erarbeiten
  • Aufs Wesentliche konzentrieren und wenn nötig mit Links oder Bildern ergänzen
  • Kleinere Informationshappen anbieten ("10 Schritte am ersten Arbeitstag")
  • In einfacher Sprache verfassen
  • Vokabelliste für den jeweiligen Einsatzbereich ergänzen
  • Wenn nötig und möglich: Übersetzung in mehrere Sprachen
  • Testmappe mit Zielgruppe durchsprechen und bei Missverständnissen umformulieren oder erweitern

 

Argumente für Willkommensmappe zur Orientierung im Betrieb

Potential

Budget

Zeit

Potential

  • Eine gute Willkommensmappe erleichtert das Zurechtfinden in den ersten Tagen und Wochen im neuen Unternehmen.
  • Gleichzeitig präsentieren Arbeitgeber damit ihre gelebte Willkommenskultur im Unternehmen.
  • Das Einbeziehen der Belegschaft bei der Erstellung der Inhalte kann die Bindung zum Unternehmen stärken und die Vorteile des eigenen Arbeitsplatzes bewusst machen.
  • Die Sammlung wichtiger Informationen kann nicht zuletzt Fehler und Störungen im Abeitsalltag verhindern, da in stressigen Situationen manchmal wichtige Informationen vergessen werden. 

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Weiterführende Links

Eine Checkliste Willkommensmappe hat auch die Zukunftsinitiative Handwerk 2025 erstellt.

Das NETZWERK Unternehmen integrieren Flüchtlinge hat ein Handbuch für seine neuen Mitgliedsunternehmen erstellt, das auch als Inspiration für Inhalte und Layout-Elemente verwendet werden kann.

Auch Vokabelflyer eignen sich für eine Willkommensmappe. Für mehrere Branchen hat das NETZWERK Unternehmen integrieren Flüchtlinge Vokabelflyer verfasst. Ob Ihre Branche dabei ist, können Sie in der Mediathek nachschauen.